费用报销单填写模板问财会人员：这些费用报销细节决定了你与华为月薪2万的会计差距在那里！

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华为高薪的背后，不是一般会计人能够承受的，对比下华为会计人的费用报销细节你就知道了~

在华为员工报销费用，可能既见不着会计人员，也见不着出纳。

华为实现了费用报销IT流程化处理。十年前，智能手机尚未普及，华为就已在互联网上开发了SSE费用报销系统。

能上网的地方华为员工就能登录SSE系统填写费用报销单，填写完毕后费用报销单系统会自动提交领导审批。

以员工报销差旅费为例，首先上网填报费用报销信息，信息流转到主管处；主管需确认差旅事项的真实性及费用的合理性；主管确认后，再由上级权签人审批。同时，报销人员需将费用报销单打印出来，附上相应发票，提交给部门秘书。

华为每个部门都配备有秘书，秘书会集中将部门的费用报销单快递至财务共享中心。财务共享中心签收后，出纳会集中打款，这时，整个报销流程结束，剩下的就是会计做账了。

在员工费用的过程中，华为财务对几个环节进行了优化。

审批环节，由电子审批代替人工审批。以前报销员必须找到领导面对面签字，现在，电子流审批即可。

单据流转环节，实现集中快递处理。以前是报销人员挨个拿着单据送到财务部，现在只需快递寄至财务共享中心。

付款环节，系统批量处理代替了逐笔打款。以前要由出纳一笔一笔给报销人员打款，现在系统能归集员工姓名、身份证号、银行账号等信息，与网银对接后可批量转账，大幅减少出纳的工作量。

账务处理环节，由系统自动化处理代替手工录入。以前每报销一笔费用，会计就要做一笔分录，这样不仅效率低下，而且容易出错。

现在，通过SSE费用报销系统与财务软件对接可直接生成会计凭证。华为的财务总监孟晚舟女士在2017年新年致辞《却顾所来径，苍苍横翠微》中提到，在会计核算领域，我们积极尝试自动化、智能化，将标准业务场景的会计核算工作交给机器完成。目前，年平均约120万单的员工费用报销，员工在自助报销的同时，机器根据既定规则直接生成会计凭证。

首先，由主管领导对下属费用报销的真实性和合理性把关。

华为的会计人员一般不对费用发票做实质性审核，不审核有几个原因：第一，费用的真实性应由报销人员的主管领导把关，因为他们才真正知情；第二，费用审核工作量很大，成本效益上不划算。

譬如，公司全年120万笔费用报销，每一单审核需要3分钟的话，总计耗时需360万分钟。这360万分钟的费用审核需要多少人工去完成呢？

有人担心，有人虚假报销怎么办呢？除了前端主管领导的把关，华为在后端通过审计抽查对此予以监督。审计抽查是一种事后监控模式，如果抽查发现有问题，弄虚作假者会受到较重的处罚。

其次，限定领导电子审批的时间。

为了保证费用报销审批的及时性，华为规定了电子审批的时限。自电子流流转到审批人之日起超过一定时间没有审批的，系统将自动跳转到下个环节，默认本环节审批人已经同意。当然，默认审批通过出了问题的，仍需由该审批人承担。另外，公司会定期提取审批时效记录予以通报，超时审批会给予批评。

第三，限定员工费用报销的时限。

华为员工费用报销原则上要在费用发生后三个月内进行。如超过三个月，但未超过六个月，需说明未及时报销的原因申请特批。超过六个月的，不能报销。

第四，丢失发票只报销费用的50%。

如果员工不小心将发票弄丢了，只要能证明费用真实发生了，也可报销。但报销时需要写详细的情况说明。审批通过后可报销费用的一半。

为什么只报销一半呢？一方面，发票丢失了，所报销的费用不能在所得税前扣除，这意味着公司要承担25%的所得税损失，这部分损失是员工造成的，理应由员工负担。另外的25%带有处罚性质，可视作对个人粗心大意弄丢发票的惩处。

华为给每个员工都建立了费用报销诚信档案，每个员工都有诚信分值。这个分值会决定个人费用报销被审计抽查的概率。

员工刚入职时初始分为80分，B等。

以后每报销一笔费用，没有出现差错的话，就可以加1分，最高可累加到120分。

诚信分数为80-90分，内审的抽查比例是20%；90分以上，抽查比例是10%；100分以上，抽查比例是5%。

分数在80分以下，所有的费用报销都需要检查。

另外，分数低于70的，每笔费用报销财务都要事先审核，这将导致费用报销时限拉长，对报销人不利。

华为审计对费用报销的抽查非常较真，即便对任正非本人也不例外。

很多人可能在朋友圈看到过这样一张照片，任总自己拖着拉杆箱排队等出租车。华为的创始人难道出行没有下属陪同吗？华为的差旅费报销制度规定，只有病员出差才允许有人陪同，领导出差时陪同人员的机票不能在公司报销，需由领导个人负担。

年末，内部审计要对董事会成员进行廉洁审计。某次审计时抽查发现任总有次出差报销了洗衣费，华为的差旅费报销制度不允许报销洗衣费，这属于不当报销。审计将此写到了审计报告中，任总为此做了自我批评，并将不当报销金额退还给了公司。

前面提到，华为员工的费用报销一般情况下会计不会一一审核，主要由主管领导把关。如果主管领导把关不严怎么办？华为某位领导对下属的费用报销未能认真履责，导致很多不当费用报销，审计抽查时发现了这一情况。华为是怎么处理呢？

要求这位领导承担连带赔偿责任，如不当报销费用的员工已离职，由审批人赔付不当报销金额。

停止这位领导费用报销权签权力三年。

如果这位领导本人希望恢复该项权力，需做两件事。这两件事做完后，才能恢复他的费用报销权签权力。首先，自费请两名注册会计师对他过去三年所审批的费用报销单做一番审计；审计如发现还有不当报销，也像前面那样承担连带赔偿责任。

中小型企业费用报销工作怎么做呢？通常，费用报销人员填写费用报销单，并附上费用报销的发票。

发票常贴在一张白纸上或印制好的黏贴单上，附在费用报销单后面。费用报销单准备好后，报销人员再找相应的领导签批。然后提交报销单到财务部。

费用报销单到了财务部后，首先在费用会计处审核，主要审核费用报销项目是否合理、发票是否正规、报销金额是否是否准确，是否在预算范围内、审批流程是否完整。审核通过后，费用会计会将费用报销单转交出纳。

出纳打完款后，再将标注已付款的报销单交给费用会计，由费用会计做账。

这样的流程设计容易引发两个问题：

1.如果审核流程长，挨个找领导签字很麻烦，效率低下。

譬如，找领导签字时领导正好在打电话，报销人员不便冒然闯进去，只好在室外等待。要是领导迟迟没有挂电话的意思，大概只好先回来，这样一来这次签字就耽误了，下次还得跑过去。

2.每笔报销单都要提交到财务部审核，容易把财务部正常的工作安排打乱。

为了避免这种情况发生，我以前在企业时就要求财务部集中受理费用报销，每周二和周五下午作为费用报销固定时间，其它时间原则上不予受理。这样，就可以保证财务工作的连续性，同时也可以提高工作效率。

 费用报销的几个提醒

看看普通企业会计和华为会计的报销流程，你就应该知道为什么他们能够享受这么高的福利的待遇，对于会计来人说，费用报销这个工作要千万注意，不能随意处理，这次给所有会计人列一份清单，以后按这个标准来：

1、票据与实际业务吻合

这是费用报销中最基本的常识知识，比如：小伙伴们去采购一批物料，按理应该取得商品购销发票，但最后到财务报销时使用的是接受服务的发票，这样牛头不对马嘴，自然不允许报销。

有的小供应商没有发票怎么办？税务局不会认的，所以记得提醒小伙伴买东西前记得问有没有发票，没发票就换一家吧。

2、附件能有力支撑费用发生的真实性

附件与报销单之间应具有较强的逻辑性和关连性，比如：报销物料采购款，后面的送货单仅写了物料一批和总金额，没有写明物料的用途、送货人和收货人也无签字，财务人员在审核报销单时根据这些现有的单据并不能判断这笔采购业务是否真实发生、有无存在舞弊的风险。

3、取得的发票类别符合税法要求

在这里给大家总结一下：水电费、各类外包服务费、印刷费、办公费、物料采购费用等可以使用专票报销，但吃饭的发票、员工交通费用发票、会所、KTV、酒吧、业务招待馈赠礼品、为员工福利发生的发票等使用普票报销即可。

4、涉及专票报销尽可能价税分离填写

提醒小伙伴，报销过程中涉及到专票报销的，在填写报销单时将专票上的不含税价和税金分成两行填写，这样方便财务后期的账务处理。

另外，再提示一点，取得专票报销的一定要在发票开具的360天内报销，如果超过360天报销，只能无情的告诉他，票据上显示的税金要自己掏腰包了。

5、附件中文件表单符合内部管理流程

这点要求至关重要，一定要告诉小伙伴们，很多费用的报销会牵扯到公司内部几个部门的专业意见，报销事项在发生前应取得这些内部通过的审批意见。

比如：某项目发生土建改造，施工前肯定会对这个工程进行评估，评估通过才能进行施工及后期的费用报销，那么在报销时就需要附上该方案评估通过的文件，这样财务人员审核时才能看到该工程的评估是符合公司内部管理要求的，就可以放心的审核通过了。

当然，这点要求是基于公司内部管控延伸出来的，不同公司要求的标准会不一样，一般来说越是管理规范的公司，在这方面的要求会越严苛。

1、费用报销单或差费报销单上签字不齐全，如部门负责人没有签字或财务负责人没有签字。

要求：费用报销单或差费报销单上报销人、财务负责人、部门负责人均要签字，分公司当地没有财务的，兼职财务人员在财务负责人处签字，部门负责人为分公司经理。

2、报销单填写不规范的问题

1）小写金额与人民币符号之间有空格；

要求：小写金额与人民币符号不得有空格，不得连笔，正确写法￥100.00；错误写法：￥   100；

2）大写金额无数字部分没有用零或ⓧ补齐；

要求：大写金额无数字部分用零或ⓧ补齐；

3）报销单上字迹有涂改和勾抹；

要求：报销单不得涂改，如有错误，需要重新填写；

大写数字示例：

零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万

4）大写金额书写有误；

要求：金额填写规范，无书写错误；

5）大写金额与小写金额不一致；

要求：小写金额与大写金额保持一致；

6）项目填写不完整，报销部门、报销日期、附件张数有漏填写的；

要求：项目要填写完整，报销部门、报销时间、报销项目、附件张数要填写完整。

3、报销原始单据的问题

1）取得发票上没有加盖销售方发票章；

要求：发票上要盖有销售方发票专用章，并且与销售方名称一致，否则不得报销；

2）取得收据上没有加盖销售方财务章；

要求：收据上要求盖有销售方财务章，没有财务章不得报销；

3）出差日期和行程不同，报销的手撕非机打车票连号或同一号段报销；

要求：出差日期和行程不同，报销的手撕非机打车票不得连号或同一号段报销。

4）报销的手撕非机打车票上没有国税监制章；或虽有国税监制章，但是没有防伪识别码或水印；

要求：手撕非机打车票要印有国税监制章，并且有防伪识别码或水印；

4、报销单粘贴的问题

1）票据粘贴杂乱无章；

要求：票据先分类，再按时间排序，依次粘贴到粘贴单上；小张的票据需要均匀的粘贴，不能厚薄不均，确保单据平整；

2）票据使用订书机装订、固体胶粘贴；

要求：要用胶水粘贴附件；

3）火车票上日期、票价重要信息，被胶水粘住，无法查看；

要求：票据上的金额、日期等重要信息不得被胶水粘贴住，要保证票据信息可见可查。

 附发票政策提醒

《企业所得税法》第八条规定，企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出，包括成本、费用、税金、损失和其他支出，准予在计算应纳税所得额时扣除。

当然，发票这项证据也是非常重要的，虽然企业所得税法并没有明确将税前扣除凭证限定为发票，但是对于能够取得发票的行为来说，符合规定的发票和其他资料一样是证明业务真实合理的有效凭证，也是不可或缺的，这点在其他的文件也是有规定的。

《关于加强企业所得税管理的意见》（国税发〔2008〕88号）第二条第（三）3项规定：加强发票核实工作，不符合规定的发票不得作为税前扣除凭据；

《税收征收管理法》第二十一条规定，纳税人购买商品必须取得合法有效的发票。

国税发[2008]80号国家税务总局关于进一步加强普通发票管理工作的通知第八第（二）在日常检查中发现纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票，不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。

国家税务总局公告2017年第16号国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告第二条不符合规定的发票，不得作为税收凭证。

最后想告诉各位，高薪福利待遇从来都不是平白无故的，任何一个岗位都有规范化的工作流程，细节决定成败，真正能够将任何一件事做到极致的人才能成为被衡量的标准，尤其是会计而言，需要不断学习才能走得更远。