大家还记得这个场景吧会议速递| 国际档案理事会主席首次来华，8国专家研讨档案助力企业创新与发展，同庆ICA70华诞！会上有14个精彩发言，今天小编为大家呈上中国中化集团有限公司杨高敏的发言，亮点是档案工作如何深度、密切地服务一线业务，很有启示意义哦！
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档案在中化
中国中化集团有限公司（简称中化集团或中化）成立于1950年，前身是中国化工进出口总公司，，是最早入围《财富》全球500强榜单的中国企业之一，迄今已 27 次上榜，2017年名列第143位。设立能源、化工、农业、地产和金融五大事业部，拥有全球员工约5万人。
60多年来，中化集团一贯高度重视档案工作，针对公司档案跨领域、业态多、历史久的特点，成立了集团档案协作组，以顶层设计为重点，以档案协作组为抓手，积极发挥下属企业的核心力量，鼓励各级企业立足自身，开拓创新，先行先试，成果推广，从而形成了较好的工作局面。
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档案服务业务发展
作为中化集团旗下房地产和酒店板块的平台企业，中国金茂档案工作紧密结合公司年度管理主题，聚焦核心业务，立足客户需求，实现跨部门合作共赢的目标，档案利用以服务公司业务发展为切入点，多措并举让档案真正“活起来”。
(一) 主动谋划促合作
档案工作始终关注业务发展，主动与客户关系部、工程管理部、营销部等部门加强沟通，借助各类档案资源开发利用，开展多维度尝试与合作。
如2015年是客户提升年，我们与客户关系部开展合作，全面规范客户档案管理，针对性地提供个性化、人文化客服服务，如在开展地板保养服务中，通过客户档案对业主历史维修信息进行统计，凡是之前有报修记录的业主，客服人员都会专门标注并向维修厂家重点说明，便于厂商开展针对性设备检查，成功解决业主所需与所急。
通过这种跨部门合作，我们成功实现了共赢，对于档案部门而言，跨部门联动有效规范各类档案管理，大力提升全员档案意识，更大程度发挥档案价值；对于各业务部门而言，借助档案资源开发，各部门工作不断创新，取得了事半功倍的效果。
(二) 创新展示出奇效
以跨部门良好合作为基础，档案工作成功走出了档案室、突破了档案圈子，来到了工程建设现场、项目售楼处和热闹的交房现场，取得了令人惊喜的效果。
1. 工地搭台档案“唱戏”吸引潜在客户
以“新工艺、新材料、心质量”活动为例，档案部门与工程管理部联合开展活动。借助2016年9月青岛高新区中欧国际城项目工地开放活动，针对潜在客户或准业主持续一周展示了“新工艺、新材料、心质量”档案展板，共超过400组家庭现场观看展板。客户或准业主观看后纷纷对新材料、新工艺产生了浓厚兴趣，极大提升了潜在客户或准业主对中国金茂工程管理质量及项目品质的认可度。
2.档案是售楼处的促销大使
工地开放日活动结束后，档案人员将展板搬至售楼处，并且制作了视频，结合实物对铝膜工艺及主体结构成型效果做动态展示。售楼处的客户络绎不绝，在档案人员的介绍助推下，八成以上客户明显表示出对项目新工艺的高度兴趣，明确表示通过现场展示和讲解，对档案人员的专业程度及项目的品质非常认可。展出的第一天，至少有两组客户在听完讲解后当场决定交纳定金。展板在售楼处持续展出至当年11月底，共接待客户5000余组。
3.交房现场档案带你走进防水工程
“档案带你走进防水工程”还将宣传展板展示于人来人往的交房现场，配合工程项目部、客户关系部及物业公司人员，以最真实的档案向前来收房的业主们表明公司对工程质量的信心，有效提升客户对产品质量的满意度，为公司树立良好口碑。
(三) 档案服务提升客户满意度
在地产行业，总体满意度体现为业主的主观感受和总体评价，再购意向和推荐意向代表着未来的行动意向，业主忠诚度在“地产白银时代”体现出更大价值。档案工作通过换位思考，切实从客户的需求出发，有针对性地提供档案利用，取得了事半功倍的效果。
以“档案带你走进防水工程”活动为例。通过换位思考和经验总结，我们发现防水工程作为住宅项目众多隐蔽工程中较为复杂的分项，是业主客户最为关注的敏感点之一，同时也是最直观展现产品品质的宣传点之一。我们以防水隐蔽工程为切入点，选取北京亦庄金茂悦项目3号楼1单元201户型卫生间防水施工为蓝本，明确规范防水工程声像档案的拍摄要求，按照防水施工的13道施工工序，拍摄每一道施工工序的标准化照片。在多方人员的共同努力下，通过3个月的持之以恒拍摄，档案人员从成千上万张照片中精挑细选出卫生间防水工程的13张样本照片档案，同时辅以详细的文字说明，升入浅出地向客户展示防水工程规范操作。
如第一道工序（清理基层）照片，文字说明为：基层表面尘土、杂物等清扫干净，阴阳角处应抹成圆弧或钝角；第五道工序（24小时闭水试验情况）照片，文字说明为：要求水位达到地面最高点上20mm-30mm深度，记录其水位刻度，闭水时间为24小时。13张照片按照工序顺序一一排列。从而真实展现防水施工全过程，实现“小档案撬动大质量”。
(四) 档案展览的多重功能
伴随着读图时代的发展浪潮，相对于传统纸质载体档案而言，声像档案更加直观、更加形象，在信息传达和吸引力方面更具优势。档案工作以声像档案为基础，借助新媒体技术不断丰富档案利用形式，从而取得了较好的效果。
在“新工艺、新材料、心质量”活动中，档案人员对精心挑选的档案素材合理编排，制作成精美的展板和视频，呈现在客户与员工面前。展板由27张照片档案组成，包括铝膜生产车间、测量放线、墙柱模板安装、梁板模板安装等部位照片，重点介绍铝膜工艺流程、细部做法及成型后效果。同时制作工艺展示动画，生动、形象、全面地展示铝膜工艺，提升客户内心认可度和项目产品质量的信任度。
2017年，为庆祝中国金茂上市十周年，其所属区域公司金茂北京以国际档案日为宣传契机，举办了主题为“金茂十年，北京记忆”的公司发展历程专题展。展览以时间轴为基，通过精心挑选的典型档案展示公司成立至今在经营管理、资源拓展、工程建设、党建人文等方面的里程碑事件，在国际档案日宣传期间共计接待公司领导班子和全体员工以及兄弟单位等500余人参观。该展板目前已成为金茂北京办公区的一道亮丽风景线，成为了新入职员工培训的必选课程之一。同时，借助新媒体技术优势，运用易企秀、APP和视频平台进行立体化宣传，使此次宣传范围更广、影响更大、效果更佳。
三、彰显档案价值
以上是地产事业部的创新做法。多元化的业务发展给档案工作带来了更大的自主性。在我们的能源、化工、金融和农业等事业部也都不断创新，结合工作实际开展具有自身行业特色的档案宣传和利用。总部致力于为各事业部提供广阔平台，给予各项支持，促进各项工作成果的分享推广，从而最大程度地发挥档案价值。因此，就整体而言，档案价值突出表现为以下四点：
(一) 助力项目销售
销售突出表现在地产板块，也是之前重点介绍的部分，引用我们营销人员的话说，即“营销人员的十句话抵不过档案人员的一份档案”，从而充分说明档案在项目销售方面的作用。深入挖掘档案内在价值，创新档案利用方式，让档案来到了销售一线，在售楼处、交房现场向业主和潜在客户们充分展示工程质量和品牌文化，从而提升了地产板块的项目销售。
(二) 提高工程质量
档案部门与工程管理部紧密合作，主动介入，事前做好技术交底，事中加强过程管控，事后规范整理，以标准化工程档案倒逼工程管理部严把工程质量关。如能源板块的泉州石化、泉州乙烯项目就非常重视工程档案的管理，通过对工程档案的开发，为项目建设提供帮助。
(三) 提升品牌价值
档案沉淀着公司重要历史，通过跨部门通力配合，挖掘各类档案资源价值，全方位、多角度展示公司各方面的质量和业绩，助力公司品牌价值提升。如金融板块的外贸信托公司，在公司成立30周年之际，借助档案资源开展了一系列的品牌宣传活动，使公司品牌深入人心。
(四) 宣传企业文化
历史档案记载了公司自成立以来的点点滴滴，是宣传企业文化的重要素材，借助新媒体技术深入挖掘档案资源价值，开展各项企业文化活动，更好地实现凝心聚力、宣传教育的目的。如能源板块就在去年通过海报、展板及微信等方式，开展了“档案——我们共同的记忆”企业发展历程展览，全面展现能源业务60多年来的历史足迹，让员工深入了解能源公司发展史，增强了归属感，为业务经营发展提供坚实的基础保障。
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创新引领未来
2018年，中化集团确立了科学至上的公司核心价值观，确定要全面转型为科学技术驱动的创新平台公司。在公司转型升级的关键时期，档案工作将紧密围绕公司核心业务，进一步建立健全档案工作机制，全面推动跨部门合作，深度挖掘档案信息资源，积极鼓励共享创新，为公司创新发展提供有力支撑。
一方面，继续坚持“帮扶带（帮助解决问题与困难、扶持薄弱环节、标杆单位示范带动）”工作思路，发挥档案协作组智囊团的作用，调动事业部档案核心力量，为各单位档案工作水平提升提供支持。
另一方面，统筹规划档案资源共享，鼓励有条件的事业部率先尝试建设共享档案室，实现资源配置集约化和科学化，全面优化数字档案馆建设，努力提升档案信息化建设水平，全力打造全集团档案共享中心。
撰文：杨 高 敏
照片：中国中化集团有限公司
编辑：石 文 馨
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